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【ブログ】国が管理組合総会のオンライン開催を容認へ!その条件と注意点とは?

4月30日付けの日本経済新聞に、「マンション総会もオンライン 出席率向上、勤務先からも 国も後押し」と題した記事が掲載されていました。

 

本記事の要約は以下の通りです。

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■ 管理組合の総会や理事会をオンラインで開く動きが広がっている。コロナ対策などの観点から国もこうした試みを認める方針を示して後押ししている。

■ 4月初旬、横浜市の某マンションの一室で定例の理事会が開かれた。目を引くのは室内スクリーンに映った画面。この日、出席した11人の理事らのうち、3人はウェブ会議「Zoom」を使い、画面越しにマンションの自室などから参加した。

■ このマンションでは、2020年はコロナ禍で理事会の出席率が下がったが、Zoomでの参加を認めたところ、出席率は向上したとのこと。

■ コロナ下で管理組合が特に苦慮したのが総会や理事会だ。2020年の総会は最低限の人が出席し、ほかの人には議決権行使書を出してもらった組合が多かったようだ。

総会の出席者が少ないと後から不満が出る懸念もあるうえ、重要議題が先送りされやすく、後々管理や修繕に問題が生じかねない。

■ 2021年4月、国土交通省はマンション管理規約の標準モデルの改正案を公表し、今夏にも改正される見込み新たに「WEB会議システム」という文言を加え、これを使う場合の招集や議決についてのルールや注意点も記載した。

■ 以前から区分所有法ではオンライン開催を禁じてはいないが、今回の改正案はIT(情報技術)を活用した総会などの実施は可能と明確化した。

■ 投資目的などで実際には住んでいない所有者らも含め、総会や理事会への出席を容易にするなど利点が多いため、オンライン化を目指す組合は飛躍的に増えるのではないかと予想する向きもある。

■理事会より規模が大きい総会では、区分所有者に納得してもらう工夫が必要だ。所有者の間でITに関する知識に差異がある可能性もある。総会は現実の会場とオンラインの併用のほうが理解は得やすいだろう。

■ ITに詳しくない人をフォローするのに加え、どうしてもなじめない人にはリアルな参加の道を残す配慮も必要だ。

■ 同じマンション内の会議でも少人数のみが参加し、日常的な案件も含む業務などを決める理事会に比べて、総会は参加者も多く、重要事項を決める場なのでルールは厳格だ。

オンライン総会は「即時性、双方向性」などの条件を満たせば通常総会と同じ扱いとする一方、「オンライン参加者が議決権行使はできず、傍聴だけなら出席者に含めない」とする。総会の開催要件(議決権総数の半数以上が出席が必要)との兼ね合いもあるので、注意が必要だ。

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私の顧問先マンションでも、コロナ禍で会場として利用している自治会館や地域の集会所が閉鎖されたことをきっかけに、「Zoom」を利用した理事会のリモート開催が徐々に増え、今やほとんどの組合が頻繁に利用している状況です。

 

その要因としては、以下のとおり大きく2つあると思います。・・・続きはブログで!

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