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【ブログ】マンション管理組合の「オンライン総会」は実現するのか?

(一社)マンション管理業協会が、今般のコロナ禍及び今後のIT利活用の拡大を視野に、本年9月「ITを活用した総会の在り方検討会」を立ち上げ、法的・実務的論点を整理し、それに対する考え方をとりまとめた報告書を、12月1日にリリースしました。

 

その要約は以下の通りです。 

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■  AIやIoTといった先進技術の発達を通じた社会構造の変化により、マンションを取り巻く環境は大きく変 化しつつある。また、新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から「新しい生活様式」への適応を求められる中、管理組合運営においても、大きな変革が求められている。

 

■  特に、理事会や総会については、感染リスクに鑑みて、「3密」を回避又は緩和して開催できる方法を構築する必要があり、 物理的な場所の制約を受けず、どこに居ても参加可能な「新しい総会のスタイル」が望まれている。

 

■  その実現に向けてITの利活用は必要不可欠であり、その他、利便性の向上、出席機会の拡大、 更には、会場費や当日の設営など、コスト削減並びに管理組合の負担軽減にも期待でき、今後の有用な会議体の選択肢の一つになり得る。

 

■  管理組合のIT化の第一歩として、総会や理事会にITを活用する際、適正実施が図られるよう、現行法では必ずしも明らかではない「ITを活用した総会の在り方」について、法的・実務的論点の明確化を目的として、9月に「検討会」を立ち上げ議論を重ねてきた。

 

■  管理組合が総会の在り方を検討するときの追加的な選択を提供することを目的とし、管理組合が主体となって適正実施が図られるよう、問題となり得る法的・実務的な論点を明確にし、それに対する考え方をガイドラインにて示すと共に「区分所有法」並びに標準管理規約等における解釈の明確化の必要性について提言した。

 

■  総会へのIT活用の第一歩として、「リアルとオンライン併用型」における実証実験を行った。その結果、留意すべき点はあるものの、現行の区分所有法において、WEB 会議システム等を用いて集会(リアル+オンライン併用型総会、オンライン総会)を 開催することは否定されるものではない。特に「併用型」については、物理的な参集場所を設けることから、会場への出席を希望する者のニーズも満たされる。

 

■ ただ、留意すべき点として、第三者による区分所有者なりすまし行為や通信障害が発生するリスクが考えられるため、予防対策や障害発生時の対応等について事前に協議しておくことが望ましい。

 

■ ITを活用した総会開催方法の類型としては、以下の3つのタイプが考えられる。

1)リアル総会+オンライン傍聴参加
リアル総会を開催するが、出席者以外にもオンラインでの傍聴を認める。

 

2)リアル+ オンライン併用型総会
リアル総会を開催する一方、会場に来ない区分所有者等についても、WEB会議システムによるリモート出席を認めるとともに、議決権行使・質疑等も許容する。

 

3)オンライン総会
リアル総会を開催せず、区分所有者等がすべて WEB会議システム等を用いて総会に出席する形態。

 

■ オンライン総会およびリアル・オンライン併用型総会の開催に関する今後の課題については、以下の点について区分所有法ならびに標準管理規約等における法解釈の明確化が必要。
①オンライン出席者の議決権行使の取扱いについて
②オンライン出席の管理者等による、毎年1回の「事務報告」の取扱いについて
③オンライン形式で開催する際の招集手続き(通知事項等)について

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本要約の最後にも記載の通り、オンライン総会の開催を法的に容認するには、

・オンラインでの参加が困難な区分所有者への配慮

・「第三者によるなりすまし行為」のリスクへの対応

・通信障害などが生じた際の対応方法

などについて区分所有法や標準管理規約において具体的な規定が必要ということです。・・・続きはブログで!

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