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【ブログ】コロナ感染防止対策で、マンション管理組合の運営はどうすればいいの?

6月6日付けのダイヤモンド・オンラインに、「コロナで問題噴出!マンション管理組合に求められる新しい形とは?」と題した記事が掲載されていました。

 

本記事の要約は以下の通りです。

 ■ 新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、マンションの管理組合にも思わぬ影響が管理組合と業務委託先の管理会社の双方に及んでいるため、業務が停滞してしまったマンションが少なくない。

■ その一つが、「3密」を回避するため、理事会や総会などの開催を見合わせている管理組合が多数出ていることだ。理事にとって気がかりなのが、「規定の集会や会合を開かないことが問題にならないか」という点である。

■ 区分所有法において、「管理者は、少なくとも毎年一回集会を招集しなければならない」(同法第34条2項)、「管理者は、集会において、毎年一回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならない」(同法第43条)と定められている。

■  しかしながら、「前年の開催から1年以内」という開催期限に関する規定はない。 法務省からも「本年中に集会を招集し、集会において必要な報告をすれば足りる」との見解が示されている。

■  「3密」を回避しつつ、理事会などを開催するひとつの方法として、ZoomやLINEなどのオンライン会議システムが注目を集めている。ビジネスシーンでは急速に導入が進んでいるオンライン会議システムを、理事会でも活用しようという動きが盛んになっている。

■  ただ、ここで問題になってくるのは、オンライン会議システムを利用した理事会の開催の可否である。国交省の標準管理規約には、「書面または電磁的方法」の利用についての規定はあるが、オンライン会議システムの利用を想定した規定はないため、その有効性が明確ではない。

■  これについて、国交省がそれを補足する形で、「理事会に出席できない理事について、インターネット技術によるテレビ会議等での理事会参加や議決権行使を認める旨を、規約において定めることも考えられる」という「コメント」を記載している。ただ、このコメントは今回の新型コロナウイルス問題が起きる前に作成されたもので、こうした事態を想定したものではない。

■  このコメントが意図するのは、オンライン会議システムを採用した理事会が成立するためには、管理規約を改正し、その旨をあらかじめ定めておく必要がある、ということだ。

■ しかし、「3密回避」を目的とした方法を採用するために、管理規約を改正すべく「3密」になる総会を開くのは本末転倒だ管理組合や理事会の運営が困難になっているこの非常事態には、もっと柔軟な解釈をしてもよいと思う。


■ 理事の全員が賛成するならば、今はオンライン会議システムを利用して理事会を開催し、のちに通常の理事会が開催された際に、念のため議題を再度上程して追認する、という形を取ればよいのではないか。

■ ただし、理事のうち1人でも反対した場合などは、慎重に進めるほうが得策だろう。

■ 最も感染の危険性が高い場所はエレベーターといわれているため、エレベーターボタンのアルコール消毒をまめに行う。さらに、マンションで感染者が出た場合の対応として、管理組合は感染者とその家族に対する差別やいじめにつながらないような配慮をするとともに、ほかの居住者に対する安全対策も講じる必要がある。

緊急事態宣言以降、管理や清掃員の出勤を停止したり、業務時間を大幅に短縮したり、フロント担当者もリモートワークになったことで、運営に支障が出ているところは少なくない。

■ 気になるのは、現段階で、管理会社からは管理業務削減の申し出はあっても、それに応じて管理委託費の減額が提示されたという話をあまり聞かないことだ。

■ 管理組合は費用感覚に疎いところが多く、管理会社は管理組合からの指摘がなければ、業務の不完全履行が明確であっても、満額で引き落としを行う場合がある。しかし、行われなかった業務分の管理委託費は返金されるべきである。

■ このように、管理組合では理事会の役割が非常に重要である。そのためには、日ごろから理事同士が密に連絡を取れるようにしておくことが大切だ。理事同士で電話番号、メールアドレスなどの情報を交換し、互いに連絡が取り合えるようにしておくことが望ましい。

 

 本記事で提起されている筆者の見解には「ほぼ賛成」の立場ですが、私自身の考えを以下述べてみたいと思います。・・・続きはブログで!

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